Hur du hanterar "information overlad" i arbetet

Here is the same article in English.

System för hantering av verbal information i arbetslivet.

Vad ska du egentligen göra med all information som du delges i möten?

Möten är en vanlig företeelse i arbetslivet. Kanske till och med lite för vanlig. Med det menar jag att många möten hade kunnat vara ett mail. Oavsett hur det ligger till med den saken utgörs en stor del av kontorsarbetslivet av möten. I mötena förmedlas det en herrans massa information verbalt. För att kunna arbeta så effektivt som möjligt behöver du lära dig sålla, komma ihåg och följa upp denna verbala information. Om du inte ser till att du följer upp den verbala informationen som faller inom ramen för ditt ansvarsområde är risken stor att du kommer att sitta i exakt samma möte igen om ett halvår. Det är någonting som varken du eller någon annan vill behöva genomlida. I den här artikeln delar jag därför med mig av hur jag försöker undvika det och kategorisera verbal information så effektivt som möjligt.

När jag deltar i möten i arbetslivet för jag anteckningar i en fysisk anteckningsbok. Utan anteckningar glömmer jag ofta bort vad som har sagts eller blandar ihop det med någonting annat. Särskilt när man är ny på jobbet eller på ett uppdrag är det användbart att anteckna. Jag antecknar i en fysisk anteckningsbok för att det är osmidigt och nästan lite otrevligt att ha datorn uppe under möten då folk kan tro att man håller på med annat och inte lyssnar. Alla mina anteckningar samlas alltså i en anteckningsbok, vilket resulterar i “information overload”. Därför har jag skapat ett system.

Systemet för hantering av verbal information går ut på att:

1. Konversera (converse)
2. Dokumentera (document)
3. Kategorisera (categorize)
4. Iterera (iterate)
5. Kassera (discard)

När det kommer till kategoriseringen har jag också ett system. All verbal information som delges i arbetet går att kategorisera som:

1. Handlingsbar (actionable)
2. Aktuell (current)
3. Statisk (static)
4. Överflödig (redundant)

All information som du delges eller som ni kommer fram till i mötena går att kategorisera i någon av 1-4. Notera att informationen inte får vara i flera samtidigt, utan enbart i en av dem och att 1 trumfar 2 och 2 trumfar 3 och 3 trumfar 4. Information är MECE (mutually exclusive collectively exhaustive) och hierarkisk, som synas ovan. Handlingsbar information har högst värde och sedan kommer aktuell, statisk och sist överflödig information, som inte är intressant. Var och en av 1-4 hanteras sedan olika. Jag antecknar exempelvis all information som kan kategoriseras som 1-3, men skriver inte ned 4. Nu går vi djupare in i var och en av dem.

Handlingsbar information

Det viktigaste i arbetet är att få saker och ting gjorda. Därför kategoriseras informationen som handlingsbar om det går. Sådan här information karakteriseras av att det går att formulera som en aktivitet och att det är vettigt att göra det. Handlingsbar information är helt enkelt sådan som bör ageras på och väger tyngst av all information som kommuniceras i arbetet.

Några exempel på handlingsbar information:

1. “Den här grejen har varit ogjord hur länge som helst och ingen vet vems ansvar det är”
2. “Någon kanske borde titta på det…”

Notera dock att bara för att det GÅR att agera på det är det inte alltid DITT ansvar att agera på det. Vissa aktiviteter borde du bara släppa direkt (in och ut ur öronen) och andra grejer ska du istället spetsa öronen och börja ställa följdfrågor kring på en gång. Stalltipset är dock att försöka hålla dig inom ditt ansvarsområde och lita på att andra också kan få saker och ting gjorda i sina. Ingenting är off limits inom ditt eget ansvarsområde.

Notera också att handlingsbar information kan variera i prioritet från ASAP till “någon gång i framtiden när vi har tid över”. Det är faktiskt väldigt bra att alltid ha en liten backlog med nice-to-have-grejer att ta tag i vid tid över. På så sätt blir du aldrig uttråkad och du tar tag i RÄTT saker när du får lite tid över istället för att bara ta tag i någonting som råkar ligga nära till hands just då.

Aktuell information

Det näst viktigaste i arbetet, förutom att initiera rätt aktiviteter, är att vara up-to-date med marknadsläget, läget på företaget, i teamet, med produkten, i projektet, i säsongen, i kalendern och så vidare. Aktuell information är intressant just nu på en “need to know”-basis. Sådan här information karakteriseras av att ju längre tid som går desto mindre intressant blir den. Många möten går exempelvis ut på att leverera statusrapporter och diskutera nuläget.

Några exempel:

• Statusuppdateringar, tidsplaner, års- och kvartalsrapporter.
• “Fredag är en röd dag”.
• Företaget är omnämnt i media eller att ett videoklipp har blivit viralt.
• Att teamet säger att de är “blockerade just nu och inte kommer vidare”.
• Valutakurser och aktiekurser.
• En ny teknik har släppts eller tillåtits såsom exempelvis att “IOS nu tillåter pushnotiser i webbläsaren på sina mobiltelefoner”.

På sikt kan sådan här information byta status till handlingsbar. Andra eller tredje dagen eller andra eller tredje gången du hör samma sak - som att exempelvis en person är blockerad av att de inväntar någonting - kanske du bör överväga att agera för det verkar ju ingen annan göra.

Statisk information

Näst sist kommer statisk information. Den är sådan som aldrig, eller mycket sällan, förändras och som är på en “good to know”-basis. I största allmänhet är det bra att vara påläst och allmänbildad, men också att veta hur saker och ting fungerar i din domän. Denna information karakteriseras av att ju längre tid du spenderar i domänen, desto mer sådan här kunskap ackumulerar du. Jag skriver endast ned statisk information som är ny och intressant för mig. Det räcker med att lyssna, skriva ned och läsa några få gånger så sätter sig den nya informationen oftast hyfsat bra i minnet. Statisk information som jag redan visste kategoriseras som överflödig.

Några exempel:

• I skolan utsätts man i princip uteslutande för statisk information i form av exempelvis fysikaliska regler, matematiska bevis och historiska händelser, men också glosförhör.
• På företaget är exempelvis “way of working” och rutiner statisk information.
• Andra exempel är namn på personer, leverantörer, konkurrenter, programvaror, företagets värdeord och så vidare.

Överflödig information

Sist kommer överflödig information. Det är sådant som du redan visste om eller inte tycker är intressant. Den här kategoriseringen, till skillnad från övrig kategorisering, sker i realtid. Där och då på plats i mötet väljer du att inte anteckna den här informationen. Tack och lov är det ganska lätt för dig att avgöra om du redan visste om det eller om du inte tycker att det är intressant. Förhoppningsvis utgörs minoriteten av informationen som förmedlas i dina möten av den här kategorin, men tyvärr kan det vara en ganska stor andel av mötena som ägnas åt detta. Det är ofta återupprepningar eller bara “gnäll” och skvaller. Personligen vill jag styra min tid så att jag utsätts för sådan här verbal information i så liten utsträckning som möjligt.

Avslutning

Som ingenjör har jag en förkärlek för att systematisera allting och som perfektionist vill jag inte att någonting faller mellan stolarna. Jag vill dessutom aldrig behöva sitta i samma möte två gånger eller behöva utsättas för upprepningar eller utsätta någon annan för att behöva påminna mig. Därför har jag känt mig tvungen att systematisera till och med en så till synes trivial och intuitiv uppgift som att delta i möten i arbetslivet. Dels därför skriver jag ned den här algoritmen och dels för att dela med mig till er, bjuda in till diskussion och någon gång i framtiden kunna outsourca. En förutsättning för att kunna outsourca är att kunna instruera. Nu, tack vare ovan instruktion, kan jag ge den här uppgiften till en assistent. Jag skulle nämligen tycka att det vore oerhört skönt om någon eller något gjorde det här åt mig. Min personliga assistent kommer att vara en person (när jag blir lite rikare) eller en robot (när en sådan finns tillgänglig på marknaden). Jag undrar vilken av dem som kommer att komma först.

Robotassistenter är redan ganska duktiga på den fysiska förmågan att lyssna. Tack vare artificiell intelligens har de även blivit ganska duktiga på att kategorisera information (som ju är det enklaste problemet de utför åt oss och som de har blivit rätt bra på att lösa snabbare än vi). En annan svår uppgift med att bygga en sådan robot är att kategorisera informationen rätt enligt mig. Den kommer heller aldrig veta säkert om jag exempelvis redan visste om informationen eller inte eller vad jag tycker är intressant. Att sålla - och ta bort information som jag tycker är överflödig - är nog den mest värdefulla och svåraste uppgiften. Den kan såklart gissa, men den kommer nog aldrig göra lika bra anteckningar som jag själv. En första version av en sådan här robotassistent hade bara behövt kunna anteckna och kategorisera åt mig. Då följer dock frågan om jag får ha med mig en robotassistent som lyssnar in på allting alla säger i mötena? Måste jag samla in godkännande från högsta ledningen på förhand och alla deltagande individer i mötet i realtid för att få göra det här? Frågorna är många kring hur en sådan här robot skulle fungera, men jag skulle vara beredd att betala ganska mycket för en sådan här assistent (om den har relativt liten felmarginal, det vill säga). Min förhoppning är att jag kommer att kunna använda en riktigt bra sådan här robot under min livstid och att mitt febrila antecknande under mötena blir ett minne blott som följd.

Hur hanterar du verbal information i jobbet? Har du något system? Har du någon assistent av något slag? Hur gör riktigt framgångsrika personer som sitter i möten stor andel av sin tid? Min gissning är att de har assistenter som gör ungefär det jag skrivit ovan och också utför 90 % av aktiviteterna åt vederbörande, men jag vet inte. Det vore intressant att få veta hur de och alla andra gör. Att delta i möten med andra människor i arbetslivet har blivit det mest fundamentala i ett kontorsjobb, men ändå diskuteras det här aldrig. Det, för mig, är en gåta och därför ville jag skriva den här artikeln och exponera mitt tillvägagångssätt.

Stort lycka till oavsett hur du själv hanterar och kategoriserar din information!

/Anna Leijon

Jag heter Anna Leijon och har skrivit flera artiklar på ämnena frilans, egenföretagande och tech. Läs gärna dem också om du vill - exempelvis Frilansarguiden, CV-mall för konsulter och frilansare, Konsultmäklarlistan och Anställd vs frilanskonsult - en jämförelse i siffror. Till följd av det har många hört av sig till mig och efterfrågat praktiska tips under uppdrag, bland annat. Därför har jag skrivit den här artikeln. Kom gärna med frågor och feedback i mitt forum.