Bokföringsprogram


Att välja bokföringsprogram, bokföringssystem, redovisningsprogram eller redovisningssystem (kärt barn har många namn) är inte det lättaste. I den här artikeln ämnar jag jämföra, tipsa, hjälpa och guida framförallt egenföretagare, småföretagare, frilansare, oberoende konsulter, egenkonsulter, gigare, entreprenörer, startups och de som driver eget och vill starta eget med flera i att välja just bokföringsprogram. Den här gruppen har nämligen lite särskilda behov.

De utmärker sig jämfört med andra företagare genom att de är:

  • Mindre i storlek - de är ofta enmansföretag eller med ett litet antal anställda
  • Mindre komplexa - de behöver inte lika många eller komplicerade handhavanden i sin bokföring
  • Mer priskänsliga
  • “Vill göra själv” - kanske gör du allting själv eller åtminstone har du ambitionen att göra allting själv i början (vilket kan vara en god idé) alternativt vill outsourca/ta in extern hjälp i så liten utsträckning som möjligt
  • Nystartade - vissa av er är säkert nystartade eller vill byta bokföringsprogram
Ett bokföringsprogram ska vara enkelt och billigt (eller till och med gratis). Personligen ogillar jag att betala för mer än vad jag behöver, men som tur är finns det många bokföringsprogram som är anpassade just för oss småföretagare. Alla är väl små och nybörjare någon gång och i takt med att företaget växer ändras troligtvis behoven. Den här artikeln tar upp alla de faktorer du behöver ha i åtanke och jämför ett, vad jag anser vara, rimligt bokföringspaket för småföretagare för att hjälpa dig att välja det bästa alternativet för just dig och ditt företag. Jag motiverar mitt val av "rimligt bokföringspaket" längre ned i artikeln.

Sådan här information kan dock bli utdaterad eftersom den är manuellt inhämtad, men jag försöker uppdatera den kontinuerligt.


Senast uppdaterad: 2022-08-31

OBS! Fungerar bäst i skrivbordsvy eller horisontell mobilvy.

Bokföringsprogram - en enkel jämförelse

Först jämför jag det "rimliga bokföringspaketet" och har slagit ihop alla separata kostnader till en summa.

Namn Prisplan Gratisperiod Fakturering Lönehantering AB/HB/EF* Kr/månad
Molnbaserat
30 dagar
Ja
Ja
Ja
357 kr
Installerat
30 dagar
Ja
Ja
Ja
417 kr
Balans
60 dagar
Ja
Ja
Ja
149 kr
Gratis
∞
Ja
Ja
Enbart AB
0 kr
Gratis
∞
Ja
Ja
Ja
0 kr
Plus
180 dagar för nystartade
Ja
Ja
Ja
327 kr
Bokföring
Nej, 15 dagars öppet köp
Ja
Ja
Ja
297 kr
Bokföring
14 dagar
Ja
Ja**
Ja
376 kr
Smart
20 dagar
Ja
Ja**
Ja
248 kr

*AB är aktiebolag, HB är handelsbolag och EF är enskild firma och den här kolumnen redogör för om bokföringsprogrammet har stöd för alla bolagsformer eller inte.
**Jag räknar med en anställd och en löneutbetalning per månad.



Bokföringsprogram - en mer detaljerad jämförelse

Nu skriver jag ut alla ingående delar och deras respektive kostnader i det "rimliga bokföringspaketet" då ofta delar som fakturering och lönehantering är så kallade add-ons (eller tilläggskostnader) till grundkostnaden för bokföringsprogrammet.

Namn Prisplan Gratisperiod Fakturering Lönehantering AB/HB/EF* Kr/månad
Molnbaserat
30 dagar
Nej (fr. 99 kr/mån)
Nej (fr. 159 k/mån)
Ja
99 kr
Installerat
30 dagar
Nej (fr. 129 kr/mån)
Nej (fr. 159 k/mån)
Ja
129 kr
Gratis
∞
Ja
Nej
Ja
0 kr
Balans
60 dagar
Ja
Ja
Ja
149 kr
Business (bankkoppling ingår)
60 dagar
Ja
Ja
Ja
299 kr
Gratis
∞
Ja
Ja
Enbart AB
0 kr
Installerat
30 dagar
Nej
Nej (fr. 195 kr/mån)
Ja
1 190 kr (engångskostnad)
Gratis
∞
Ja
Ja
Ja
0 kr
Bas (experthjälp ingår)
∞
Ja
Ja
Ja
299 kr
Bokföring
180 dagar för nystartade
Nej (fr. 109 kr/mån)
Nej (fr. 109 kr/mån)
Ja
109 kr
Bas
180 dagar för nystartade
Ja
Nej (fr. 109 kr/mån)
Ja
159 kr
Standard
180 dagar för nystartade
Ja
Nej (fr. 109 kr/mån)
Ja
229 kr
Plus
180 dagar för nystartade
Ja
Ja
Ja
329 kr
Bokföring
Nej, 15 dagars öppet köp
Nej (99 kr/mån)
Nej (99 kr/mån)
Ja
99 kr
Bokföring
14 dagar
Nej (fr. 69 kr/mån)
Nej (69 kr/mån + 49 kr/st)
Ja
189 kr
Fakturering
20 dagar
Ja
Nej
Ja
129 kr
Bokföring
20 dagar
Nej
Nej (29 kr/st))
Ja
149 kr
Smart
20 dagar
Ja
Nej (29 kr/st))
Ja
219 kr
Pro
20 dagar
Ja
Nej (29 kr/st))
Ja
399 kr

Leverantörer av bokföringsprogram

Sist jämför jag bolagen bakom bokföringsprogrammen, de så kallade leverantörerna. De skiljer sig mycket åt vad gäller omsättning och antal anställda samt hur länge de har verkat, någonting som du kanske vill ha i åtanke vid valet av bokföringsprogram.

Bolagsnamn Om bolaget Omsättning (MSEK) Antal anställda Grundades
105
99
1987
10
0
2015
0
0
2016
8
5
1988
0
0
2019
997
468
2001
21
9
1980
88
33
2000
873
454
1996


anna leijon bokföringsprogram jämförelse småföretagare
Författaren till den här artikeln, Anna Leijon, som också är aktiebolagsägare och småföretagare, bland annat.


Varför behöver du ett bokföringsprogram?

Såväl aktiebolag, handelsbolag, enskild firma och ekonomisk förening är bokföringsskyldiga enligt lag, den så kallade bokföringslagen. Varje ekonomisk händelse i företaget skall bokföras och, i regel, tillsammans med en så kallad verifikation och på ett systematiskt sätt. En verifikation är ett underlag, en skriftlig handling, en faktura, ett kvitto eller liknande som måste sparas tillsammans med bokföringsposten. Dessutom ska alla ekonomiska händelser (även kallat affärshändelser) kunna presenteras dels i registreringsordning (i grundboken) och dels i systematisk ordning (i huvudboken). (Skatteverket)

Det är förbjudet att manuellt bokföra på papper med blyerts eller i ett program som Excel av den enkla anledningen att “Bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt” (Bokföringsnämndens vägledning från 2017-12-08 - öppnas som PDF). Andra jämförelsesiter påstår att det är förbjudet att tillämpa manuell bokföring, men under min research tolkar jag det som att manuell bokföring skriven med bläck faktiskt är tillåtet. Det är nog oerhört omständligt, men tillåtet. Ungefär som att det faktiskt är tillåtet att ha samma bankkonto privat som för företaget för ett aktiebolag (annaleijon.se/lista-pa-banker-foretagskonto). Tillåtet, men onödigt krångligt, skulle jag våga påstå.

Jag hoppas att du snart inser att ett bokföringsprogram är ganska bra att använda sig av givet de krav som ställs på oss företagare, av vilka jag enbart har nämnt några få ovan (det finns fler, men jag hoppas att dessa räcker för att övertyga dig). Läs mer här på verksamt.se om du fortfarande inte är övertygad om att du troligtvis tjänar på att använda dig av ett bokföringsprogram.

Observera att det är en viss inlåsningseffekt (jobbigt att byta) när du väl har kommit igång med ett så jag tycker att du ska begrunda det här valet ganska noga.

Vad behöver du för funktionalitet i ditt bokföringsprogram?

Den kontinuerliga bokföringen under ett räkenskapsår består av redovisning av inkomster och utgifter (inklusive inbetalning till skattekonto och löneutbetalningen tillsammans med arbetsgivardeklarationen som normalt görs månadsvis - om du väljer den frekvensen, det vill säga). Utöver det bör du även skapa en momsdeklaration/momsrapport som ska skickas in till Skatteverket. Jag lämnar in den en gång per år och det beror på företagets omsättning hur ofta du ska lämna in den. Det är nog vanligare att lämna in den en gång per kvartal.

Här nämner jag några vanliga utgifter för småföretagare:

  • Lön, arbetsgivaravgift och skatt
  • Tjänstepension
  • Utdelning
  • Företagsskatt
  • Försäkringar såsom ansvarsförsäkring, kapitalförsäkring och sjukförsäkring
  • Hemsida, köp av domäner
  • Inköp av programvara eller SaaS-tjänster (som exempelvis ett bokföringsprogram)
  • Mobiltelefon, dator, abonnemang
  • Kanske marknadsföring i form av reklam, annonsering, köp av Google Adwords, Facebook-kampanjer eller liknande
  • Traktamente
  • Bil, leasing
  • Hotell, taxi, tåg, flyg
  • Inventarier som exempelvis skrivbord, datorstol
  • Friskvård till anställda
  • Personalfest, konferens
  • Representation - middagar, julbord, lunch eller lättare måltid
  • Gåva till anställda (exempelvis julgåva)
  • Kaffe, te, fika
Vanliga inkomster för småföretagare:

  • Via faktura och inbetalning via bankgiro för de tjänster/produkter som företaget har levererat
Således är det bland andra dessa aktiviteter som bokföringsprogrammet behöver stödja redovisning av som ett minimum, i min uppfattning. Jag vill även tillägga att jag försöker få med alla synonymer för samma begrepp för att minska förvirring.

Med det sagt är det här de grundläggande delarna i ett bokföringsprogram:

  • Redovisning/bokföring
  • Huvudbok
  • Resultatrapport
  • Balansrapport
  • Momsrapport
Utöver dessa tycker jag, att du som egen småföretagare, också behöver följande:

  • Fakturering/fakturahantering/faktureringsprogram
  • Lönehantering/löneprogram/löneutbetalning
Större företag har ofta separata program för fakturering och lönehantering, men som liten småföretagare tycker jag att det är absolut smidigast om det ingår direkt i bokföringsprogrammet för det här är någonting som du troligtvis kommer att använda dig av varje månad eller flera gånger under ett räkenskapsår i din kontinuerliga bokföring. Det “rimliga bokföringspaketet för småföretagare”, som jag kallar det, är alltså ett bokföringsprogram som har stöd för den funktionalitet som jag har nämnt ovan. Det är också den funktionaliteten som jag utgår från i min jämförelse.

Vad behöver du INTE för funktionalitet i ditt bokföringsprogram?

Det finns mer eller mindre hypeade extrafunktionaliteter som bolagen försöker sälja in till dig. Här nämner jag några som jag anser att du INTE nödvändigtvis behöver ha stöd för i ditt bokföringsprogram som småföretagare.

  • Bokslut (kallat årsredovisning för aktiebolag och årsbokslut för enskild firma), företagets inkomstdeklaration (kallad inkomstdeklaration 2 för aktiebolag och ekonomiska föreningar), årsstämma och protokoll
    • Dessa kan du skapa/köpa till separat själv och görs ju enbart en gång per räkenskapsår. Det finns många redovisningsbyråer, digitala tjänster och tredjepartsleverantörer med integrationer till diverse bokföringsprogram eller Skatteverket som du kan ta hjälp av för att skapa dessa dokument eller göra dem helt själv. Jag har därför valt att inte ta med dem i jämförelsen, utan ser dem som separata aktiviteter som inte inkluderas i den kontinuerliga bokföringen och som bokföringsprogrammet således inte nödvändigtvis behöver ha stöd för.
  • Leverantörshantering
    • Används inte mycket av småföretagare.
  • Inköpshantering
    • Används inte mycket av småföretagare.
  • Så kallad “automatisk bokföring”
    • Det kan gälla allt från att programmet ger förslag baserat på historisk data till att poster automatiskt bokförs baserat på bankunderlag i olika stor utsträckning. Helautomatiskt är ingenting än så länge och det lilla “automatiska” som erbjuds på marknaden anser jag är överskattad så som det fungerar just nu.
  • Koppling till din bank
    • Jag tycker att integrationer med exempelvis banken där du har ditt företagskonto är överskattat (det vill säga, att ha en koppling till din internetbank i ditt bokföringsprogram). Som småföretagare och med relativt få och enkla utgifter och inkomster blir det inte många poster att bokföra. En sådan här koppling tar också bokföringsprogrammen ofta extra betalt för. Jag sitter med två fönster öppna samtidigt - ett från banken och ett från bokföringsprogrammet och stämmer av. Det fungerar fullgott för en småföretagare, i min mening. Om du är lite mer kräsen i det här avseendet kan du läsa på och se till så att det bokföringsprogrammet du köper har stöd för integration med din bank.
  • Mobilapp/APP
    • För min del tycker jag heller inte att bokföringsprogrammet nödvändigtvis behöver ha någon mobilapp/APP. Jag sitter vid datorn när jag gör min bokföring och det är inte ett jättestort mervärde att kunna göra det “on the go”, utan jag river av det en gång per månad i en koncentrerad sittning vid datorn istället.
  • Installerad programvara
    • På det temat ser jag det heller inte som någon fördel, utan snarare nackdel, med on prem-lösningar (det vill säga, installerade mjukvaruprogram), istället för molnbaserade webbapplikationer som inte behöver installeras och som körs online i webbrowsern. De kan du med fördel använda och logga in på från vilken dator som helst (oavsett som det är Mac eller PC, exempelvis). Den enda fördelen med vissa installerade mjukvaruprogram är eventuellt att de har en engångskostnad istället för månadskostnad. Med den webbaserade lösningen har du istället tillgång till de kontinuerliga uppdateringarna som släpps av programmet. Trenden är helt klart att leverantörerna av bokföringsprogrammen släpper webbaserade versioner av sina tidigare installerade mjukvaruprogram och att de verkar fasas ut till fördel för SaaS-upplägget (software as a service) och program/applikationer i webbläsaren. För att framtidssäkra dig skulle jag därför välja molnbaserade webbapplikationer framför installerade mjukvaruprogram. Om det står “installerat” i kolumnen kallad prisplan i min matris betyder det att det är ett mjukvaruprogram som kräver nedladdning och installation på din dator.

Vad använder enmansföretagare och frilansare för bokföringsprogram?

Jag genomförde en högst ovetenskaplig liten undersökning i vårt Slackcommunity som heter Frilansare Sverige och som i skrivande stund har 737 medlemmar (maila mig om du vill vara med, men observera att enbart etablerade, enskilda frilansare är välkomna så skriv med ditt företagsnamn och en länk till din Linkedinprofil i mailet med din ansökan: anna@annaleijon.com). Här är en print screen från chatten:

anna-leijon-frilansare-sverige-bokföringsprogram-emojis-undersökning

Av 737 medlemmar deltog 138 stycken så det är nästan 19 %. Det överlägset vanligaste var Bokio följt av att inte ha något/outsourca det helt till någon annan och sedan Fortnox, Visma, Speedledger och så vidare. Observera att vi, i vår grupp, nästan helt uteslutande är enmansföretagare med främsta sysselsättning att ta frilansuppdrag.

Här har jag sammanfattat min lilla undersökning i en tabell: hur populära är de olika bokföringsprogrammen bland småföretagare?

Namn Antal användare I procent
2
1,5%
48
35,0%
5
3,6%
1
0,7%
1
0,7%
27
19,7%
1
0,7%
6
4,4%
15
10,9%
Inget/outsourcar helt
33
24,1%

Värt att nämna är att de som valt "Inget/outsourcar helt" oftast tar hjälp av redovisningsbyråer. Jag ämnar skriva en egen, ny artikel längre fram där jag jämför de alternativen också, men i dagsläget lämnar jag dem dithän.

Avslutningsvis

Jag har skrivit den här artikeln för att jag är intresserad, investerad och engagerad i frågor som berör företagande, frilans och tech. Jag anser att instegsbarriärerna till att, exempelvis, starta företag, är alldeles för höga och med artiklar som denna ämnar jag sänka dem. Jag vill göra informationen tillgänglig och lättförståelig för alla. Jag har skrivit många tidigare populära artiklar på relaterade ämnen såsom Anställd vs frilanskonsult - en jämförelse i siffror, Frilansarguiden - steg för steg, Lista på banker som har företagskonto och Lista på konsultmäklare i Sverige.

Jag älskar att få feedback och input, men vänligen ställ alla dina frågor som du kan tänkas ha i mitt forum Frilans & Tech. Där kan du vara anonym om du vill. Anledningen till att jag vill samla alla frågor där är dels för att jag får väldigt många frågor och jag på så sätt slipper besvara samma fråga flera gånger och dels för att det blir tillgängligt för alla på en gång och flera kan läsa och svara. Om du istället har feedback, input, ser något fel i artikeln eller vill ha med ditt företag så får du gärna maila mig på anna@annaleijon.com

Lycka till oavsett vilket bokföringsprogram du väljer!


/Anna Leijon



If you have any questions regarding freelance, self-employment or tech, please ask them in my open forum: Freelance & Tech

Anna Leijon close up photo






anna leijon's lion logo



NEWS LETTER

By subscribing, you will get notified when my next content is published before everyone else.


SIGN UP HERE!